ارسال ایمیل گروهی توسط mail merge

ارسال ایمیل گروهی توسط mail merge ویژگی Mail Merge یا ادغام پستی از ابزار های مهم نرم افزار Word می باشد که از آن می توان برای ارسال سندی برای مخاطبین گروهی استفاده کرد به طوری که سند هر شخص علاوه بر محتوای عمومی بخش های اختصاصی مانند نام یا نمره را دارا باشد. می خواهیم با استفاده از این ویژگی برای لیست افراد تعریف شده در Contact های Outlook ایمیل ارسال کنیم. ابتدا متنی که می خواهید برای مخاطبین ارسال شود را در Word بنویسید.   از روبان Mailing گزینه Start mail merge را انتخاب کنید و از لیست باز شده گزینه Email Messages را انتخاب کنید. سپس از روبان Mailing گزینه Select Recipients را انتخاب کنید و از لیست باز شده گزینه Select from Outlook Contactsرا انتخاب کنید و در پنجره باز شده دفتر آدرس مورد نظر را انتخاب کنید. برای مشاهده و ویرایش لیست گیرنده ها روی دکمه Edit Recipient List کلیک کرده و گیرندههای مورد نظر را انتخاب کنید. در گام بعد باید فیلد های اطلاعات مورد نظر را در محل دلخواه از سند درج کنید. برای انجام این کار روبروی کلمه نام در جدول بالا کلیک کرده و از دکمه Insert merge fields فیلد name را انتخاب کنید و همین مرحله را برای درج فیلد های دیگر تکرار کنید. قبل از ارسال ایمیل ها می توانید دکمه Preview Resaults را کلیک کنید تا پیش نمایشی از خروجی داشته باشید. در پایان روی دکمه Finish and merge کلیک کنید و از لیست باز شده گزینه Send Email Messages را انتخاب کنید. در پنجره باز شده موضوع ایمیل و فیلد حاوی لیست ایمیل ها را انتخاب کرده و روی دکمه OK کلیک کنید.